Auteur: Piet Harder
Met enige regelmaat laat de redactie haar gezicht zien bij de werkgroep “Archief”. Deze arbeidzame groep kun je elke woensdagmorgen aantreffen op de bovenverdieping in de bibliotheek. Deze werkgroep, twee jaar geleden in het leven geroepen door Jan ter Beke, wil het archief gedegen “op poten” zetten. Maar, hoe doe je dat? Jan is onlangs geveld door ziekte: half september heeft hij een operatie ondergaan waarvan hij nu herstellende is. Wij vonden Piet Harder bereid om een beeld te geven over de gang van zaken binnen de werkgroep “Archief”.
De heemkundevereniging heeft sinds maart 2009
een archiefruimte in de bibliotheek. Het initiatief lag destijds bij Jan ter Beke. Hij is begonnen met het samenstellen en aansturen van een groepje vrijwilligers met belangstelling voor archiefwerk. Tijdens het jaarlijks vrijwilligersuitstapje van onze vereniging naar Haaksbergen op 28 maart 2009 was
o.a. een bezoek aan het heemkundearchief aldaar geregeld. We hebben kunnen zien hoe men daar al
8 jaren met archiveren bezig is zodat we dit als richtlijn konden gebruiken.
Onze archiefopzet lijkt daarom veel op die van Haaksbergen en wordt in een Exel-bestand vastgelegd. Voor de “niet-wetende”, Exel is een computerprogramma waarmee, zoals in een tabel, gegevens kunnen worden opgenomen.
Het uiteindelijke doel is het maken van een database die het mogelijk maakt om te zoeken naar artikelen of foto’s via twee trefwoordenlijsten respectievelijk: groepen en details. Voor het echter zover is moet er nog heel veel werk gedaan worden. Het te archiveren materiaal bestaat uit dia’s, foto’s (meest albums), brieven, onderzoeken, publicaties, krantenknipsels, bidprentjes, geluidsbandjes, boeken en tijdschriften.
Het digitaliseren van 2800 dia’s was redelijk te doen. Echter, vervolgens moet dit geheel in de computer worden geregistreerd en benoemd. Dat kost aanmerkelijk meer tijd en daarvoor is ook hulp nodig van mensen die veel weten van onze plaatselijke historie. Het digitaliseren van foto’s moet nog gebeuren en het vraagt veel tijd om dit goed te doen. De meeste foto’s zijn in albums geplakt en de kwaliteit en de formaten verschillen nogal.
Aan boeken en tijdschriften is al veel werk besteed, zodat dit aardig op orde begint te komen. Aan het in kaart brengen van diverse papierverzamelingen wordt ook stug doorgewerkt. Maar daar moet op korte termijn eerst een beter opbergsysteem voor komen, zodat overzicht en orde ontstaan, hetgeen voor een goede archief-locatie in de computer noodzakelijk is.
Niet alles wat gescand wordt, mag in ons archief blijven. Soms moeten spullen ook weer terug. Zo is er dus een diversiteit aan te registreren en te archiveren spullen. Wij moeten ons de komende tijd nu gaan afvragen op welke manier we onze werkzaamheden op een zo zinvol en efficiënt mogelijke manier kunnen vervolgen. Het is beter om meer interessante, belangrijke en actuele documenten of foto’s voorrang te geven bij het verwerken van alle zaken die er liggen.
Er zijn ook veel documenten die niet de moeite waard zijn om te digitaliseren. Verder mogen we verwachten dat de komende jaren nog weer nieuw materiaal wordt aangeboden, zodat we steeds moeten proberen de hoeveelheid werk enigszins te overzien. Refererend aan Haaksbergen, waar men reeds een jaar of acht met een groot aantal mensen meerdere uren per week stug doorwerkt, en kijkend naar het resultaat aldaar, dan moet vastgesteld worden, dat wij met de huidige bezetting en uren alleen het hoognodige kunnen doen.
Een blik in de toekomst: de bibliotheek wil met de heemkundeafdeling graag integreren in die zin, dat uitleenboeken over Borne en omstreken bij de heemkundehoek komen te staan. Boeken van de heemkunde die alleen ter inzage zijn zullen beveiligd moeten worden met een chip. Ook tijdschriften zijn alleen ter inzage.
Verder zou voor de heemkundehoek een wat minder openbaar karakter gewenst zijn, zodat het niet als een openbare leestafel gezien wordt. Dit zijn zaken die de komende tijd in overleg met de bibliotheek vorm moeten krijgen. Daarin past op termijn een bezetting van alleen op woensdagmorgen minder goed, zodat de vraag ontstaat of we niet bijvoorbeeld twee morgens in de week aanwezig moeten zijn. In dat geval zou het goed zijn dat er wat meer vaste vrijwilligers zijn die zich de archiefprocedure eigen willen maken.
(–> naar PDF-versie van deze publicatie)
(–> naar Inhoudsopgave 2010-03)
(–> naar Boorn & Boerschop pagina)